Voor zzp'ers · Planning · Alle zzp'ers

Ordermail automatisch verwerken

Ordermail of pdf omzetten naar orderregels

Een assistent leest de mail en de bijlage uit naar een tabel. Jij controleert elke regel en zet die zelf in je ordersysteem.

Een ordermail omzetten naar orderregels is een pdf, Word- of Excel-bijlage uitlezen naar een tabel, die zelf controleren en pas daarna in je ordersysteem zetten.

Gecontroleerd op 24 oktober 2026.

Meer over Planning.

Probleem

Youwe beschrijft de orderinvoer van Kingspan Insulated Panels. Orders voor sandwichpanelen komen per e-mail binnen, als inkooporders en zaaglijsten, in pdf, Word of Excel. De gegevens werden met de hand in SAP overgetypt. Een AI-platform leest de ordermails en documenten, toetst ze aan de regels van dat bedrijf, en stuurt goedgekeurde orders naar SAP. Het platform is sinds augustus 2026 live. Youwe schrijft dat het team minder tijd kwijt is aan overtypen en meer tijd heeft voor beoordelen en goedkeuren. De pagina noemt daarbij geen uren en geen percentage. Van elke uitgelezen waarde is te zien waar die vandaan komt, en elke wijziging en goedkeuring wordt vastgelegd. Dat is een voorbeeld van een groter bedrijf. Deze pagina zet dezelfde volgorde klaar voor een kleinere onderneming: uitlezen, zelf controleren, daarna pas in je eigen systeem.

Oplossing

Een assistent leest een bestelmail en de bijlage uit naar een tabel: klant, wat er besteld is, aantal, en de prijs zoals die op het document staat. Per regel noteert hij waar de waarde vandaan komt, de mail of de pagina in de pdf. Regels die niet op het document staan, komen er niet op. Jij vergelijkt elke regel met de oorspronkelijke mail en het bestand. Pas daarna zet jij de regels in je eigen order- of boekhoudsysteem. De assistent keurt niet goed, plaatst de order niet en mailt de klant niet. Een tijdsbesparing in uren of procenten is niet bekend.

Aanpak

1. Zet binnenkomende bestelmails met bijlage op één plek. Youwe beschrijft bij Kingspan pdf, Word en Excel die per mail binnenkomen. Noteer de datum van de mail bij de bijlage.
2. Laat een assistent de mail en de bijlage uitlezen naar een tabel: klant, orderregel, aantal en de prijs zoals die op het stuk staat. Zet bij elke waarde waar die staat, in de mail of in het bestand. Youwe schrijft dat van elke uitgelezen waarde te zien is waar die vandaan komt.
3. Vergelijk elke regel met de oorspronkelijke mail en het bestand. Haal een regel weg die niet op het stuk staat. Youwe schrijft dat een mens goedkeurt. In dat voorbeeld gaat de goedgekeurde order daarna naar SAP.
4. Zet de goedgekeurde regels zelf in je eigen order- of boekhoudsysteem. Het voorbeeld van Kingspan gebruikt SAP. Jij gebruikt het systeem dat je al hebt. De assistent typt de order daar niet in.
5. Bewaar de mail en het bestand bij de tabel. Youwe schrijft dat elke wijziging en goedkeuring wordt vastgelegd. Het platform bij Kingspan is sinds augustus 2026 live. De pagina noemt geen uren en geen percentage. De factuur daarna volgt factuur-maken. Jij mailt de klant zelf.

Tools

• Spreadsheet (opent op een externe site)Gratis

  Eén regel per orderregel: klant, omschrijving, aantal, prijs zoals op het document, en waar de waarde vandaan komt. Het blad zet niets in je ordersysteem.

• Gmail (opent op een externe site)Gratis

  De bestelmail met pdf, Word of Excel blijft in je mailbox staan tot jij de tabel hebt gecontroleerd. De mailbox verstuurt geen orderbevestiging.

• Kingspan-case van Youwe (opent op een externe site)Gratis

  Het voorbeeld van een groter bedrijf, live sinds augustus 2026. De pagina noemt geen uren en geen percentage. Je hoeft dat platform niet te gebruiken om de tabel zelf te controleren.

Bronnen

• Kingspan: AI-orderinvoer van inbox tot SAP (opent op een externe site)

  Youwe