Voor zzp'ers · Offertes · Alle zzp'ers
Offerte automatiseren terwijl je op de klus staat
Een conceptofferte langs de punten van Ondernemersplein. Prijs, btw en voorwaarden vul je zelf in.
Offerte automatiseren als zzp'er is een conceptofferte langs de punten van Ondernemersplein, waarin jij prijs, btw en voorwaarden zelf invult en zelf verstuurt.
Bijgewerkt op .
Meer in Offerte automatiseren zzp. Zie ook Facturen automatisch versturen. De gids hoort bij het AI Admin Starterpakket.
Probleem
Ondernemersplein beschrijft een offerte als een voorstel, nog geen opdracht. Je legt daarin vast wat je aanbiedt en onder welke voorwaarden, zodat er minder misverstanden ontstaan. Het stappenplan noemt onder meer je bedrijfsgegevens, de gegevens van de klant, de datum, een offertenummer, een samenvatting van het werk, je tarief of projectprijs, de geldigheidsduur, eventuele afspraken over een aanbetaling en een verwijzing naar je algemene voorwaarden. Algemene voorwaarden zijn niet verplicht, wel verstandig volgens die pagina. Verkoop je een product aan een consument, dan mag de aanbetaling volgens Ondernemersplein maximaal 50% van het aankoopbedrag zijn. Voor betalingen tussen bedrijven noemt de pagina geen maximum.
Oplossing
Je schrijft de klus eerst in gewone zinnen: wat de klant wil, wat je wel en niet doet, en je eigen prijs. Een assistent — een chatbot die je zelf kiest, of het offertesjabloon in je factuurprogramma — zet die notities in de volgorde van het stappenplan. Tarief, btw en voorwaarden komen van jou, niet uit een modeltekst. Je stuurt de prijsopgave als pdf, met een korte mail waarin staat dat je voorwaarden meegaan. Akkoord vraag je schriftelijk. KVK raadt aan zelf contact op te nemen als je niets hoort.
Aanpak
- Schrijf op wat de klant wil voordat je een prijs noemt. Daar begint het stappenplan van Ondernemersplein.
- Zet het aanbod in een vast sjabloon met de punten uit dat stappenplan. Een assistent herschrijft alleen de omschrijving vanuit jouw notities.
- Vul prijs, geldigheid, aanbetaling en de verwijzing naar je eigen algemene voorwaarden zelf in. KVK schrijft dat je voorwaarden van een ander bedrijf niet kopieert: daar kan auteursrecht op zitten, en ze sluiten vaak niet op jouw werk.
- Verstuur een pdf plus een korte begeleidende mail. Ondernemersplein adviseert de prijsopgave als pdf, zodat de opmaak blijft staan.
- Plan een opvolgmoment. KVK raadt aan zelf te bellen of te mailen als de klant niets laat horen.
Tools
Volgens de prijspagina van jortt maak en verstuur je in Starter onbeperkt offertes, zonder tijdslimiet en zonder creditcard. Boekhouding, bankkoppeling en btw-aangifte zitten niet in dit pakket.
KVK beschrijft een rekentool waarmee je een uurtarief schat uit bedrijfskosten, gewenst netto-inkomen, belasting en declarabele uren. Gebruik die schatting voordat het tarief in de offerte staat.
Een sjabloon in Google Sheets of Excel is genoeg voor de tekst en de checklist. Ondernemersplein noemt Excel als optie voor de werkadministratie van een klusbedrijf.
Bronnen
- Stappenplan offerte maken (opent op een externe site)
- Nieuwe klant? Zo maak je een goede offerte: 9 tips (opent op een externe site)
- Hoe je algemene voorwaarden maakt (opent op een externe site)
Vragen
Is een offerte verplicht voor een zzp'er?
Nee. Ondernemersplein beschrijft een offerte als een voorstel, nog geen opdracht. Je spreekt wel af wat je levert en voor welke prijs. Een geaccepteerde offerte kan een overeenkomst worden zodra de opdrachtgever haar ondertekend terugstuurt.
Hoe automatiseer je een offerte zonder een verzonnen prijs?
Je legt de klantnotities in een sjabloon met de punten van Ondernemersplein: wat je levert, de prijs, de voorwaarden en hoe lang het voorstel geldig is. De tool zet de structuur klaar. Jij vult prijs en voorwaarden in en verstuurt zelf.