Voor zzp'ers · Factureren · Alle zzp'ers
Btw terugvragen oninbare vordering
Btw terugvragen als een factuur oninbaar is
Een assistent zet openstaande facturen op een lijst met de datum waarop de vordering volgens de Belastingdienst oninbaar kan zijn. Jij of je boekhouder verwerkt het in de aangifte.
Btw terugvragen over een oninbare factuur is openstaande facturen langs de termijn van de Belastingdienst leggen, waarna jij of je boekhouder de omzet en de btw in de aangifte verlaagt.
Gecontroleerd op .
Meer over Factureren. Het sjabloon staat in het starterpakket.
Probleem
Bij het factuurstelsel geef je de btw op een factuur aan en betaal je die, schrijft de Belastingdienst. Betaalt de klant niet of maar voor een deel, dan kun je die btw terugvragen zodra zeker is dat de vordering oninbaar is. De vordering geldt in ieder geval als oninbaar uiterlijk 1 jaar na de uiterste betaaldatum die je hebt afgesproken. Is er geen termijn afgesproken, dan geldt de wettelijke termijn van 30 dagen nadat de klant de factuur heeft ontvangen. Je verwerkt het in de btw-aangifte van het tijdvak waarin de termijn verstrijkt of waarin duidelijk is dat de factuur oninbaar is. Je trekt de omzet en de btw af bij rubriek 1a of 1b. Komt er later toch geld binnen, dan geef je de btw over het ontvangen deel aan in het tijdvak van die betaling. Pas je het kasstelsel toe, dan kan deze teruggaaf niet. KVK schrijft op 1 juni 2026 dat de kans groot is dat je bij een faillissement als concurrente crediteur niets of alleen een deel krijgt. Een uitgesproken faillissement kun je volgens KVK in het Handelsregister en het Centraal Insolventieregister terugvinden. Op r/ZZPNederland staat dat een zzp'er bij faillissement van een intermediair als gewone schuldeiser achteraan kan aansluiten. Dat is een signaal, geen regel voor jouw vordering.
Oplossing
Vóór je btw-aangifte loopt een assistent de openstaande facturen in je administratie langs. Per factuur noteert hij de afgesproken uiterste betaaldatum, of 30 dagen na ontvangst als die datum ontbreekt, en een jaar daarna als signaaldatum. Facturen die die datum passeren komen op een lijst met factuurnummer, factuurdatum, bedrag exclusief btw en btw-bedrag. Of een klant failliet is, zoek je zelf op in het Handelsregister of het Centraal Insolventieregister. Jij of je boekhouder beslist of de vordering oninbaar is en verwerkt het in de aangifte. De assistent dient niets in en neemt geen contact op met de klant of een curator. Dit geldt alleen bij het factuurstelsel. Dit is geen fiscaal advies.
Aanpak
- Bepaal of je het factuurstelsel toepast. Bij het kasstelsel kun je volgens de Belastingdienst geen btw terugvragen over een oninbare vordering.
- Laat een assistent per openstaande factuur de uiterste betaaldatum plus 1 jaar noteren. Zonder afgesproken termijn reken je 30 dagen na ontvangst van de factuur, en dan 1 jaar.
- Zet facturen die die datum voorbij zijn, of waarvan jij hebt vastgesteld dat ze niet meer betaald worden, op een lijst met factuurnummer, datum, bedrag exclusief btw en btw-bedrag. De assistent vult de aangifte niet in.
- Bij een faillissement zoek je zelf in het KVK Handelsregister of het Centraal Insolventieregister. KVK schrijft dat je je vordering bij de curator meldt, met de facturen als bewijs. De assistent neemt geen contact op.
- In de btw-aangifte van dat tijdvak trek jij of je boekhouder de omzet en de btw af bij rubriek 1a of 1b. Betaalt de klant later alsnog, dan geef je de btw over het ontvangen deel aan. Zie ook de stappenplannen btw-aangifte-voorbereiden en betalingsherinnering.
Tools
De Belastingdienst beschrijft de termijn van 1 jaar, rubriek 1a of 1b, en dat dit niet geldt bij het kasstelsel.
KVK wijst op het Handelsregister en het Centraal Insolventieregister, en op melden bij de curator. Die melding doe je zelf.
Een lijst met factuurnummer, datum, bedrag exclusief btw, btw-bedrag en de signaaldatum. De aangifte vul je zelf of je boekhouder in.
Bronnen
- Btw-teruggaaf door oninbare vorderingen (opent op een externe site)
- Btw terugvragen - in welke situaties kan het, en hoe doet u dat? (opent op een externe site)
- Wat kun je doen als je klant failliet gaat? (opent op een externe site)
- r/ZZPNederland — ZZP Nederland wil betere betaalbescherming voor zzp'ers die via een intermediair werken (opent op een externe site)
Vragen
Wanneer is een vordering in ieder geval oninbaar voor de btw?
Uiterlijk 1 jaar na de uiterste betaaldatum die je met de klant hebt afgesproken, schrijft de Belastingdienst. Zonder afgesproken termijn geldt 30 dagen nadat de klant de factuur heeft ontvangen, en daarna die termijn van 1 jaar. Eerder terugvragen kan zodra zeker is dat de vordering oninbaar is.
Kun je deze btw terugvragen als je het kasstelsel gebruikt?
Nee. De Belastingdienst schrijft dat je bij het kasstelsel geen teruggaaf vanwege oninbare vorderingen krijgt. Je draagt de btw dan pas af als het geld binnen is. Dit stappenplan geldt alleen bij het factuurstelsel. Dit is geen fiscaal advies.
Wat als de klant later alsnog een deel betaalt?
Dan geef je de btw over het deel dat je hebt ontvangen aan in het aangiftetijdvak waarin de betaling binnenkomt, schrijft de Belastingdienst. Jij of je boekhouder verwerkt dat. De assistent dient de aangifte niet in.
Nieuwsbrief
Af en toe een seintje als er iets verandert aan e-facturatie. Het vinkje staat uit tot je het zelf aanzet.