Voor zzp'ers · Uren · Alle zzp'ers
Urenregistratie automatiseren, ook de uren die je niet factureert
Niet alleen de uren die je factureert. De Belastingdienst telt ook offertes, administratie en je website mee, en jij maakt die tijd aannemelijk.
Urenregistratie automatiseren is uren vastleggen op het moment dat je ze maakt, inclusief offertes, administratie en reistijd, zodat je het urencriterium van de Belastingdienst aannemelijk maakt.
Bijgewerkt op .
Meer in Urenregistratie automatiseren. Zie ook Offerte automatiseren zzp. De gids hoort bij het AI Admin Starterpakket.
Probleem
Voor een deel van de ondernemersaftrek geldt het urencriterium. De Belastingdienst schrijft dat je daar meestal aan voldoet als je aan twee voorwaarden voldoet. De eerste die op de pagina staat: je besteedt in het kalenderjaar minimaal 1.225 uren aan je onderneming. Was je in één van de vijf voorafgaande jaren geen ondernemer, dan hoef je volgens die pagina niet aan de tweede voorwaarde te voldoen. Start of stop je in de loop van het jaar, dan mag je de 1.225 uren niet herrekenen naar die kortere periode. Alle uren tellen mee, niet alleen uren die je aan klanten in rekening brengt. De Belastingdienst noemt tijd voor offertes, administratie en je zakelijke website als voorbeelden. Je moet die tijd aannemelijk maken, bijvoorbeeld met agenda, offertes, urenbriefjes en facturen. Ondernemersplein schrijft dat een urenadministratie niet verplicht is, maar dat je het urencriterium wel moet kunnen bewijzen als je bijvoorbeeld de zelfstandigenaftrek of startersaftrek wilt gebruiken.
Oplossing
Aan het eind van de werkdag zet je de blokken uit je agenda in een urenlijst: datum, klant of 'eigen bedrijf', wat je deed, en de minuten. Declarabele uren en uren voor offertes of administratie staan allebei op de lijst, met een kolom die het onderscheid maakt. Een assistent kan agendatekst in regels zetten. Jij corrigeert de minuten. Het jaartotaal is een hulpmiddel bij je aangifte, niet de aangifte zelf.
Aanpak
- Kies één plek: een urenprogramma, je factuurprogramma, of een spreadsheet.
- Noteer ook de uren die je niet factureert. De Belastingdienst noemt offertes, administratie en de website als voorbeelden die meetellen.
- Bewaar de agenda, offertes en facturen waar de uren naar verwijzen. Daarmee maak je de tijd aannemelijk.
- Tel aan het eind van het jaar. Herreken de 1.225 uren niet naar een deel van het jaar als je later startte.
- Gebruik het overzicht bij je aangifte inkomstenbelasting. Of je aftrek krijgt, volgt uit de voorwaarden op de pagina van de Belastingdienst.
Tools
Clockify heeft een gratis plan om uren bij te houden. Het aantal gebruikers en de extra functies staan op de prijspagina en kunnen wijzigen. Neem die pagina als bron voor de limiet, niet deze directory.
Uren en projecten zitten volgens de prijspagina in het gratis pakket. De urenlijst voor het urencriterium is breder dan alleen projecturen: ook eigen tijd voor administratie hoort erop.
De Belastingdienst noemt je agenda als manier om tijd aannemelijk te maken. Een spreadsheet naast die agenda maakt het jaartotaal telbaar.
Bronnen
- Urencriterium (opent op een externe site)
- Administratie bijhouden: een stappenplan (opent op een externe site)
Vragen
Waarom uren bijhouden als zzp'er, ook zonder factuur?
Voor het urencriterium moet je aannemelijk maken dat je minstens 1.225 uur per kalenderjaar aan je onderneming besteedt. De Belastingdienst noemt ook offertes, administratie en je website. Op dezelfde pagina staan uitzonderingen, waaronder een verlaagd criterium.
Hoe automatiseer je de urenregistratie?
Een agenda of urenstaat vangt de uren op het moment dat je ze maakt. Aan het eind van de week controleer je of opdracht, reistijd en administratie erin staan. De tool kan optellen. Jij houdt de onderbouwing kloppend.